TERRA X5.Basis

Von der kleinen Bürolösung bis zur großen Centerlösung

Angebote und Rechnungen im Handumdrehen erstellen, Adressen und Dokumente schneller finden, Aufträge und Termine sauber planen, Offene Posten immer im Blick haben, das sind nur einige Punkte einer Softwarelösung die Ihren Ansprüchen mehr als nur genügt!


X5.Basis erfüllt alle Bedürfnisse eines modernen Unternehmens und besticht durch seine einfache Handhabung. Die Stärke von X5.Basis ist die Flexibilität: Die Bandbreite der Softwareanwendung reicht von der kleinsten Bürolösung für Kleinbetriebe bis zum geschlossenen Warenwirtschaftssystem. Es eignet sich sowohl für den Einzelarbeitsplatz als auch für Mehrplatzanwendungen.

Optimal lassen sich auch TERRA Data Kassensysteme ansteuern. Diese Software ist leicht zu erlernen und ihre Bedienerfreundlichkeit werden Sie bald zu schätzen wissen.
Die Oberflächen sind übersichtlich gestaltet und für verschiedene Anforderungen individuell einstellbar. Scanner und Digitalkamera lassen sich ansteuern – so können Sie Artikel dokumentieren und im Programm hinterlegen oder Ihren Kunden direkt Bilder zuweisen, z. B. für eine Kundenkarte.

Eine Reihe von optionalen Modulen zur Programmerweiterung sorgen für eine optimal angepasste Arbeitsumgebung. So lassen sich beispielsweise beim Wareneingang auch elektronische Lieferscheine/Rechnungen einlesen und verarbeiten. Unsere Software besitzt Mehrmandantenfähigkeit. So können Sie mehrere Firmen parallel auf nur einem System verwalten. Für das Gartencenter steht eine speziell konfektionierte Softwarelösung zur Verfügung. Detaillierte Informationen zu X5.Center entnehmen Sie bitte dem TERRA Data Center-Katalog.



Module & Technische Voraussetzungen

Kundenverwaltung

Alle wichtigen Informationen wie Adresse, Umsätze und Notizen befinden sich im Kundenfenster. Sie können Ihre Kunden individuell über Kennzeichen und Optionsfelder klassifizieren und diese Merkmale dazu nutzen, gezielt Werbebriefe zu versenden. Warum nicht zum Beispiel Ihren guten Kunden automatisch zum Geburtstag oder zu Weihnachten und zum Jahreswechsel Grüße senden? Oder gezielt zum Tag der offenen Tür einladen? Sie erhalten so gleichzeitig ein wirksames Marketinginstrument, das Ihnen hilft, Ihren Umsatz positiv zu beeinflussen.

Artikel- und Warengruppenverwaltung

Hier erlaubt das Programm, Ihren Anforderungen entsprechend, beliebig viele Artikel und Warengruppen anzulegen. X5.Basis bringt mehr Transparenz in Ihren Betrieb Beliebig einzurichtende Statistiken, z. B. über die Warengruppen oder auch über einzelne Artikel, zeigen Ihnen Ihre Stärken und Schwächen im Betrieb auf, so dass Sie gezielt reagieren können. In den Warengruppen sorgt die Baumstruktur mit ihren Unterordnern für eine perfekte Gliederung und Übersicht. Statistiken in Zahlen- oder Grafikform (Balken-, Linien- oder Tortengrafik) sorgen für Ihren Betriebsdurchblick. Vergleichszahlen vom Vorjahr lassen sich einblenden und so gegenüberstellen.

Sammelverarbeitung

Im Laufe eines Zeitraumes (z. B. eines Monats) können beliebig viele Positionen für verschiedene Aufträge und Kunden erfasst werden, ohne diese ausdrucken zu müssen. Durch Anwahl der Funktion »Sammelrechnungen« können später (z. B. am Monatsende) alle nicht gedruckten Rechnungen automatisch gedruckt werden. In den Adress-Stammdaten kann vermerkt werden, ob ein Kunde zukünftig seine Rechnungen nur noch als E-Mail erhalten möchte. X5.Basis führt diesen Vorgang mit der Sammelverarbeitung automatisch durch. Diese Option hilft Ihnen, Betriebskosten zu sparen.

Offene-Posten-Verwaltung

Über die Offene-Posten-Verwaltung können die Zahlungseingänge verwaltet werden. Stellen sich Zahlungen nicht im gewünschten Zeitraum ein, tritt das automatische Mahnwesen auf Wunsch in Kraft. Die Mahnungsformulare können individuell angepasst werden.

Preisassistent

Der X5.Artikelpreisassistent dient dazu, verkaufsgerechte Endkundenpreise im System zu hinterlegen. Es können diverse Preisrundungsmodelle für unterschiedliche Produktgruppen mit jeweils 5 eigenen Rechenregeln verwaltet werden. Dies können z.B. folgende Regeln sein:
  • Zehn-Cent-Regel
    (Preise ab 1 Cent werden auf 9 Cent gerundet)
  • Viertel-Euro-Regel
    (Preise ab z.B. 1€ werden auf 25/50/75/00 Cent gerundet)
  • Halber-Euro-Regel
    (Preise ab z.B. 5 € werden auf 49/99 Cent gerundet)
  • Ganzer-Euro-Regel
    (Preise ab z.B. 10 € werden auf 99 Cent gerundet)
  • Zehn-Euro-Regel
    (Preise ab z.B. 50 € werden auf 9 € gerundet)
Die Auswirkungen einer solchen Regel werden jeweils an drei Beispielen dargestellt.

Listen, Auswertungen und Statistiken

X5.Basis liefert Ihnen Listen und Auswertungen mit allen wichtigen Zahlen. Dies sind u. a. das Rechnungsausgangsbuch, die Zahlungseingangsliste, Kunden- und Artikellisten, Warengruppenstatistiken usw.. Nicht nur Standardlisten, sondern auch umfangreiche Auswertungen sind möglich (Ladenhüter, Bestseller, Kaufverhalten, Warengruppen oder Herkunftsort der Kunden). Statistiken können zur Veranschaulichung oder Präsentation ausgedruckt werden. Die Offene-Posten-Liste sagt Ihnen genau, wie hoch Ihre Außenstände sind.

Chef-Statistik

In der Chef-Statistik lassen sich Umsätze über selektierte Warengruppen in verschiedenen Zeiträumen miteinander vergleichen. So können auch Kassen- oder Rechnungsumsätze sowie verschiedene Kassen einzeln ausgewertet werden.

Ein Warengruppenvergleich bietet die Möglichkeit, den Umsatz pro einzelner Warengruppe über einen definierten Zeitraum oder auf Tagesebene zu vergleichen. Wenn bestimmte Feiertage verglichen werden sollen, ist dieses ebenfalls möglich und kann unabhängig vom Datum ausgewählt werden. Das ist besonders interessant bei beweglichen Feiertagen wie z. B. Ostern. Hier kann der Zeitraum 6 Tage vor Ostern bis Ostern 2013 gewählt werden. Das erspart den Blick in alte Kalender. Es lassen sich die umsatzstärksten Stunden und die Stunden mit der höchsten Kundenfrequenz darstellen, um so eine effektive Mitarbeitereinsatzplanung zu gewährleisten.

X5.Artikelimport

Um Artikeldaten in X5 übernehmen und abzugleichen, stehen umfangreiche Möglichkeiten zur Verfügung.
Hierzu zählen unter anderem folgende Formate:
  • ƒƒGüse Pflanzen-CDs
    Diese CDs umfassen mehr als 3000 aktuelle Pflanzen mit Bildern aus den Bereichen Zierpflanzen, Stauden und Gehölze.
  • Bruns Pflanzendaten
    Der Import von über 50.000 Artikeln stellt kein Problem dar.
  • Datanorm 4 und Datanorm 5
    Datanorm ist ein Standardverfahren für den Datenaustausch zwischen dem Fachgroßhandel und den Herstellern.
  • Textformat (ASCII)
    Ein Allerweltsformat! Der kleinste gemeinsame Nenner zwischen Programmen, die keine speziell genormten Exportformate besitzen.
  • NBB-Egesa-Artikelimport
    Die NBB-Egesa hat ein festgelegtes Textformat, welches ohne Einstellungen eingelesen werden kann.
  • Sagaflor-Datenimport
    Mehr Informationen finden Sie im TERRA Data Katalog auf S.13.
  • Lieferschein/Rechnungsimport
    Elektronische Lieferscheine und Rechnungen können mit dem Modul Wareneingang direkt importiert werden. Hier stehen verschiedene Schnittstellen zur Verfügung.
  • Weitere Importmöglichkeiten sind auf Anfrage programmierbar.

Finden statt suchen

Die X5-Suchabfrage bietet fantastische Möglichkeiten. X5 verfügt über eine einfache, aber mächtige Suchabfrage für die unterschiedlichsten Daten. Das Programm kann in mehreren Feldern gleichzeitig suchen und besitzt eine phonetische Suchmöglichkeit. So findet X5 durch Eingabe von »Meier« auch die Namen Meyer, Maier, Meier oder Müller-Meier.

X5.Formulardesigner

Mit dem integrierten Formulardesigner können Sie Listen, Diagramme, Formulare, Etiketten und Serienbriefe frei gestalten. Auch Rechnungen, Lieferscheine und alle weiteren Belege können so frei gestaltet werden, dass selbst das Geschäftspapier hinfällig werden kann. In einem Vorschaufenster wird das Ergebnis der Änderungen aktuell angezeigt.

Kundenbindung durch Kundenbonussysteme

Binden der Kunden z. B. mit einem Punkte-Rabattprogramm, wie es viele große Firmen schon seit Jahren tun? Mit X5 ist das problemlos möglich. Treue Kunden können automatisch nach Zahlungsangaben sortiert werden. Mit dieser Kundenliste lassen sich Kundenkarten mit spezifischen Rabatten anfertigen. Dabei kann es sich um ein Kundenkarten-Rabattsystem oder ein Umsatz-Sammelsystem handeln. Das Modul hierzu heißt X5.Bonussystem und ist einfach und übersichtlich einsetzbar.

Mobile Daten-Erfassung

Steht Ihre Inventur an? Sie müssen Positionen für Rechnungen erfassen? Sie müssen Ihre Bestellung durchführen? Möchten Sie gerne unabhängig Ihre Waren vor Ort erfassen und anschließend im Büro einlesen? Mit einem MDE-Terminal kann die Erfassung örtlich, unabhängig von der Kasse erfolgen (zum Beispiel im Außenbereich). Anschließend lesen Sie im Büro die mobil erfassten Daten in Ihr X5 ein und drucken Ihre Listen, Rechnungen oder Bestellungen. Fertig. (MDE-Terminals auf Anfrage).

Adressen-Export für Microsoft Outlook

X5.Adressen können ohne Umweg direkt in Ihr Microsoft Outlook übertragen werden. Einfach durch einen Mausklick im X5.Adressenfenster. Selbst eine Änderung oder Erweiterung der Adresse (z. B. eine neue Telefon-Nr.) kommt auf diesem Weg in Ihr Outlook.

X5.Shadow-Artikeldatenbank

Bei der Warenaufnahme wird es immer einmal vorkommen, dass ein unbekannter Artikel eingescannt wird, der in der X5-Artikeldatenbank noch nicht vorhanden ist. TERRA Data pflegt und hält eine zentrale Shadow-Artikeldatenbank vor, die möglichst das gesamte Artikelsortiment der grünen Branche, das über einen Barcode verfügt, beinhaltet.
(Die Datenbank erhebt aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit und lebt von Artikellisten, die uns von Lieferanten oder auch Kunden zur Verfügung gestellt werden.)

Welche Vorteile hat das?
Mit der Nutzung der X5.Shadow-Artikeldatenbank werden dann nur die benötigten Artikel und nicht das komplette Warensortiment eines Lieferanten in die X5.Artikeldatenbank importiert, sodass diese schlank, schnell und übersichtlich bleibt. Auch können weitere eigene Shadow-Datenbanken erstellt und diese mit einer individuellen Suchreihenfolge vorgeschaltet werden. Zusätzlich gibt es eine Möglichkeit zum Abgleich des Verkaufspreises der eigenen Artikeldaten mit den Preisen (UVP) aus der X5.Shadow-Artikeldatenbank. Unterschiede sind dann bei höheren Preisen in blau und bei niedrigeren Preisen in rot mit einer prozentualen Abweichung gekennzeichnet. Die neuen Preise können dann mit einem Klick übernommen und auch noch individuell angepasst werden.

Auszug aus dem Funktionsumfang

  • Mehrmandantenfähigkeit
  • Adressenverwaltung, Kunden, Lieferanten etc.
  • Kontakthistorie: Wer hat was mit wem besprochen?
  • Dokumentenverwaltung
  • computerunterstützte Telefonie (TAPI)
  • Artikelverwaltung
  • hierarchische Warengruppenverwaltung
  • hierarchische Lagerverwaltung
  • dynamische Belegverwaltung: Rechnungen, Lieferscheine, Angebote, Auftragsbestätigungen, Gutschriften etc.
  • Sammelrechnung, Sammellieferscheine
  • Offene-Posten-Verwaltung, Mahnwesen
  • Termin- und Aufgabenverwaltung, Gutschein- und Kontenverwaltung
  • Formulardesigner zum Erstellen von Druckausgaben wie Reports, Listen, Plakaten, Kundenkarten, Etiketten
  • alle Druckausgaben können in verschiedenen Formaten ausgegeben werden: pdf, rtf, tif, Multitif, html, Multi-mime-html, bmp, emf, jpg, txt, cvs, xls oder im xml-Format. Das Versenden dieser Druckausgaben per Fax oder E-Mail ist möglich
  • automatische Terminanzeige
  • E-Mail-Client
  • Datenimport / zahlreiche Import- und Exportfunktionen für Artikel und Belege
  • Datenexport in viele Formate möglich, wie z.B. Word , Excel, Text, PDF, ...
  • GDPdU-Export (Datenextrahierung für den Steuerprüfer)
  • automatische Datenkopie (abschaltbar) beim Beenden des Programmes
  • Onlineupdatemöglichkeit (bei Abschluss eines Software-Aktualisierungsvertrages)
  • Fernwartungsprogramm
  • 30 Tage Softwareaktualisierung und Hotline nach Erwerb frei
  • aussagekräftige Auswertungen und Statistiken


Technische Vorraussetzungen

Betriebssytem:
Windows 2000/2003, Windows XP, Windows VistaComputer:
 
Arbeitsspeicher:
Windows 2000 mindestens 512 MB Ram
Windows XP mindestens 1 GB Ram
Windows Vista mindestens 2 GB Ram

Prozessor:
Windows 2000 und Windows XP mindestens P4 1,6 GHz
Windows Vista mindestens P4 3,0 GHz

Festplatte:
mindestens 40 GB, wobei dann aber regelmäßig die Sicherungsdateien gelöscht werden müssen. Wenn dies nicht erfolgt, läuft die Festplatte je nach Größe des Mandanten sehr schnell voll.
 
Grafikkarte/Monitor:
Um alle Fenster sinnvoll darstellen zu können, muß eine Mindestauflösung von 800x600 gewährleistet werden.
Optimal ist aber 1024x768.

Als Monitor kann ein 15" Monitor gerade noch verwendet werden, wobei dann aber bereits die jeweiligen Fenster geschoben werden müssen um alles darstellen zu können. Optimal sind Monitore ab 17".

Sicherung extern:
CD oder DVD Brenner, Datenstick oder Terra Online Tresor